ما مفهوم الحاجة التدريبية، وكيف تكون الاستجابة لها، وما الفرق بين الحاجات التدريبية والحاجات غير التدريبية، وما تصنيفها، ووكيف نحددها ونحللها، وما أهمية ذلك، وما هي خطوات وأساليب وأدوات تحديد وتحليل الحاحات التدريبية.

الحاجة التدريبية مدخل أساسي للتدريب
تعد عملية تحديد الحاجات التدريبية متطلبا قبليا لأية عملية تطوير أو تدريب تستهدف تنمية العاملين وتطوير كفاياتهم الأدائية في مجال المعارف والمهارات والاتجاهات المتعلقة بالعمل والمهام التي ينجزونها. وتعد كذلك، منطلقاً لاشتقاق أهداف التدريب ولتنظيم البرامج التدريبية وما تتضمنه من ألوان النشاط والخبرات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف. ويمكن القول أن التحديد السليم للحاجات التدريبية يضمن تدريبا ملائما.
وبتعبير آخر، فإن حاجات التدريبية تمثل إحدى المدخلات الأساسية للنظام التدريبي ونقطة البداية لإعداد أي برنامج تدريبي. والأساس الذي ترتكز عليه بقية مراحل العملية التدريبية. وتعتمد فعالية وكفاءة البرنامج التدريبي الذي يتم تصميمه لتلبية حاجات التدريبية على مقدار الدقة والكفاءة في تحديد تلك الحاجات. ويعود العديد من المشكلات التي تواجهها البرامج التدريبية بشكل أساسي إلى عدم الدقة في تحديد الحاجات التي تخاطبها تلك البرامج (الخطيب والخطيب، 1997).

مفهوم الحاجة التدريبية
تعرف الحاجة التدريبية، بأنها الفرق بين الواقع أو مستوى الأداء للمتدربين أو العاملين وبين المستوى المتوقع، أو الذي يؤمل أن يكون عليه أداء هؤلاء المتدربين أو العاملين من حيث المعارف والمهارات والقدرات والقيم والاتجاهات للقيام بمهامهم أو وظائفهم بأقصى ما تستطيعه قدراتهم. وبكلمات أخرى هي الفرق بين ما هو كائن وما يجب أن يكون. ويجري تحديد الحاجة عن طريق مسح الواقع الحالي (السلوك أو الأداء) الذي نريد تغييره أو تطويره، ودراسته باستخدام أدوات مختلفة، ومقارنة هذا الواقع بمستوى الأداء المتوقع بعد التدريب والذي يعد ضرورياً للنجاح في إنجاز المهمات. ويعبر عن الحاجة إما بالنقص أو الضعف أو التدني في المعرفة أو القدرة أو المهارة في مجال محدد، أو يعبر عنها بالقصور في الأداء (شاهين، 1999؛ بلقيس، 1989ب؛ Stout, 1994).
 
ويمكن التعبير عن العلاقة بين القصور في الأداء (الذي يولد الحاجة التدريبية) وكل من الأداء المنشود والأداء المتوقع كما يأتي (ماهر، 1996):

القصور في الأداء = الأداء المنشود - الأداء الحالي

وهناك من يعرف الحاجات التدريبية: بأنها مجموع التغيرات المراد إحداثها لدى الفرد والمتعلقة بمعلوماته ومهاراته واتجاهاته لتعديل سلوكه، أو تطويره أو استحداث السلوك المرغوب الذي يحقق الكفاية الإنتاجية في أدائه ويساعد في التخلص من جوانب القصور أو الضعف في هذا الأداء، من أجل زيادة فاعلية الفرد في العمل (عليوه، 2001؛ الخطيب والخطيب، 1997).

وعليه فقد تكون الحاجات التدريبية إحدى الأنواع الآتية أو جميعها:
1- حاجات تتعلق بزيادة أو تغيير المعلومات والمعارف (Knowledge) لدى بعض أفراد المنظمة أو جميعهم.
2- حاجات تتعلق بزيادة أو تطوير أو تعديل المهارات (Skills) والقدرات لدى بعض أفراد المنظمة أو جميعهم خاصة تلك المتعلقة بأساليب وطرق الأداء في أعمال محددة.
3- حاجات تتعلق بتغيير أو تطوير اتجاهات (Attiude) وسلوك بعض أفراد المنظمة أو جميعهم مثل تعديل سلوك القادة الإداريين في التعامل مع مرؤوسيهم.
وحتى لا يفهم عند الحديث عن الحاجة التدريبية أنها تقتصر على الأفراد، فإنه يمكن التوضيح أنها تعني وجود تناقض أو اختلاف حالي، أو مستقبلي بين وضع قائم وبين وضع مرغوب فيه في أداء منظمة أو وظيفة أو أفراد في أي من المعارف أو المهارات أو الاتجاهات أو في هذه النواحي جميعاً » (شاويش، 2000، ص 237).

مثال:
اعتادت إحدى المدارس على إنجاز وتوثيق أعمالها الإدارية باستخدام السجلات والملفات المعهودة. قامت المدرسة بشراء جهاز حاسوب لإنجاز هذه الأعمال الإدارية. في هذه الحالة تبرز الحاجة إلى تدريب مدير المدرسة ومساعده على كيفية استخدام الحاسوب لتحقيق ذلك.

استجابة الحاجات التدريبية
تكون الحاجات التدريبية على شكل معلومات أو مهارات أو اتجاهات أو قدرات معينة يراد تنميتها أو تغييرها أو تعديلها، وتأتي هذه الحاجات استجابة لواحدة أو أكثر مما يأتي (شاهين، 1999؛ بلقيس، 1989ب):

تغيرات أو تطورات تنظيمية أو تكنولوجية أو إنسانية أو وظيفية كما في التعيينات أو الترقيات أو التنقلات الجديدة، أو إدخال تكنولوجيا جديدة أو تنظيم دورات تدريبية جديدة، أو إدخال صف جديد أو تخصص جديد.

أمثلة:
1- نقص في مهارات التكيف المهني لدى المعلمين بعقود سنوية.
2- نقص في كفايات مديري المدارس في إدارة المدارس التي تم تحويلها للعمل بنظام الفترتين بسبب الازدياد في عدد الطلبة.
3- نقص في كفايات مدرسي ومدرسات العلوم في كلية العلوم التربوية نتيجة لإدخال تخصص العلوم والتكنولوجيا لتلبية حاجات المناهج الجديدة.

مستجدات تربوية كما في التغيرات التي تطرأ على المناهج والكتب المدرسية وإدخال طرق جديدة في التدريس وأساليب التقويم.

أمثلة:
1- عدم امتلاك معلمي اللغة العربية والتربية الإسلامية والاجتماعات لكفايات التخطيط لمواقف تعليمية لإدماج حقوق الإنسان والتسامح في المناهج.
2- عدم قدرة مدربي دورة التدفئة المركزية على تشغيل وتنفيذ الاختبارات الخاصة بجهاز « التدفئة بالبخار » الجديد.
3- ضعف كفايات المشرفين أو خبراء التعليم المدرسي في مجال تدريب فريق التطوير المدرسي على التخطيط لتطوير المدرسة في مشروع المدرسة كوحدة تطوير.

جوانب ضعف أو قصور في مجالات معينة كما في التحصيل أو في الأداء أو الخلفية الأكاديمية أو المهارات التدريسية.

أمثلة:
1- نقص في الخلفية الأكاديمية لمعلمي التربية المهنية/ التكنولوجيا في تعليم الرسم الهندسي لطلبة المرحلة الأساسية العليا.
2- ضعف كفايات معلمي الرياضيات في استخدام الحاسوب كوسيلة تعليمية في تخصصهم.
3- ضعف كفايات المشرفين التربويين الجدد في اتباع منحى الإشراف التربوي الشامل.
4- صعوبة إدارة الاجتماعات بشكل فعال من قبل بعض مديري المدارس والمشرفين ورؤساء الأقسام.
 
ويتم من خلال تحديد الحاجات قياس مستوى المتدربين قبل التدريب للارتكاز عليه في تصميم برنامج التدريب، وليشكل مرجعا للمقارنة بعد انتهاء عملية التدريب مما يساعد في معرفة مدى تحقيق أهداف التدريب. ويؤدي إهمال قياس حاجات التدريبية أو عدم تحديدها بدقة إلى إضعاف الأساس الأول التي يستند إليه أي برنامج تدريبي.

الحاجات التدريبية والحاجات غير التدريبية
ينبغي التأكد من أن المشكلات القائمة أو جوانب القصور التي تواجهها المنظمة أو يعاني منها العاملون، قابلة للحل والتطوير عن طريق التدريب. فالتدريب لم يكن، ولن يكون، العصا السحرية الكفيلة بحل جميع مشكلات العمل. وهناك بعض المشكلات وجوانب الضعف والقصور التي تشكل حاجات لا يكون حلها عن طريق التدريب مثل الحاجات التي تتصل بالجوانب المادية أو الانفعالية كالنقص في التمويل أو ضعف الروح المعنوية.

نشاط: تمييز الحاجات التدريبية عن غير التدريبية.
1- فيما يأتي عدد من المشكلات وجوانب القصور، ادرسها بعناية ثم حاول تصنيفها إلى مشكلات يمكن تلبيتها عن طريق التدريب (حاجات تدريبية) ومشكلات غير قابلة للحل عن طريق التدريب (حاجات غير تدريبية).

   
2- أضف إلى الجدول أدناه مثالين من مجال عملك على كل من الحاجات التدريبية والحاجات غير التدريبية.

نشاك (5): اشتقاق أهداف تدريبية لحاجات تدريبية.
اختر ثلاث حاجات تدريبية من الجدول في النشاط السابق ثم اشتق لكل منها هدفا تدريبيا ترى أن تحقيقه يؤدي إلى تلبية تلك الحاجة وضعها مقابلها في الجدول التالي:

تصنيف الحاجات التدريبية
توجد عدة تصنيفات للحاجات التدريبية حسب الزاوية التي ينظر منها الذي يقوم بعملية التصنيف، فمثلاً يمكن تصنيف الحاجات إلى صنفين أساسيين هما (Stout, 1994):

أولاً: الحاجات التدريبية للمنظمة:

وهي تلك المتعلقة بأداء المنظمة ككل وبأهدافها التي تسمى إلى تحقيقها، ويتضمن تحديد هذه الحاجات أربع خطوات هي:

• تحليل أهداف المنظمة وتحديد مدى تحقيقها.
• تحديد المعارف والمهارات والاتجاهات المطلوبة داخل المنظمة.
• تحليل الأداء الحالي للعاملين في المنظمة.
• تحليل أداء المنظمة.

ويمكن تحليل أداء المنظمة والتعرف على حاجاتها التدريبية باستخدام تحليل SWOT، حيث يتناول هذا التحليل العوامل الداخلية للمنظمة (جوانب القوة Strengths)، وجوانب الضعف Weaknesses)، والعوامل الخارجية للمنظمة (الفرص Opportunities، والتهديدات  Threats).
ثانياً: الحاجات التدريبية للأفراد، ينطلق تحليل حاجات الأفراد العاملين في المنظمة من تحديد الوصف الوظيفي والمهام المتوقعة منهم، ويستند التدريب على أساس فردي على ثلاثة مجالات هي: المعرفة والمهارات والاتجاهات.

وكذلك يمكن تصنيف الحاجات التدريبية للمنظمة وللأفراد إلى ثلاثة أصناف رئيسة، كما هو مبين في الجدول التالي (بلقيس، 1989ب):

ومن جهة أخرى يمكن تصنيف الحاجات التدريبية من حيث الأولوية، إلى ثلاث فئات مرتبة بالتسلسل حسب درجة الأولوية:

• أولاً: حاجات تدريبية أساسية يجب (Must) تلبيتها، وتحتل الأولوية الأولى في التلبية لضرورتها وأهميتها.
• ثانياً: حاجات تدريبية ينبغي (Should) تلبيتها، وتحتل المرتبة الثانية في الأولوية، وهي مهمة وضرورية لكن تلبيتها تأتي بعد تلبية الحاجات الأساسية.
• ثالثاً: حاجات تدريبية ثانوية يمكن (Could) أو يفضل تلبيتها، ولكن يمكن الاستغناء عنها في بعض الحالات، التي تتصف بضيق الوقت وعدم توافر المصادر الكافية.

وتحدد درجة الأولوية في ضوء عاملين متلازمين، الأول: أهمية الحاجة ودرجة إلحاحها، والثاني: توافر الإمكانات والمصادر البشرية والمادية.
 
وهناك تصنيف آخر للحاجات التدريبية، أشار إليه ستاوت ()، حيث ذكر أن لجميع العاملين حاجات تدريبية في المراحل المختلفة التي يمرون بها طوال حياتهم المهنية، وصنف الحاجات التدريبية إلى أربع حاجات أساسية هي:
1- الحاجات الخاصة بالعاملين الجدد.
2- الحاجات الخاصة باكتساب مهارات أساسية في العمل.
3- الحاجات الخاصة بالمهارات والمعارف والاتجاهات الجديدة.
4- الحاجات الخاصة بالعاملين، الذين أصبح أحد أقسام المنظمة لا يحتاجهم ويمكن استيعابهم في موقع آخر.

تحديد الحاجات التدريبية وتحليلها
أهمية تحديد الحاجات التدريبية وتحليلها.
من المعروف أن عملية تحديد الحاجات التدريبية تشكل الأساس الذي يقوم عليه التدريب، والمؤشر الذي يوجه التدريب إلى الاتجاه الصحيح. وهي الخطوة الأولى في سلسلة حلقات تكون أي نشاط أو برنامج تدريبي، لذلك ينبغي أن تكون هذه العملية شاملة ودقيقة لتساعد في التوصل إلى قرارات فعالة وسليمة عند تخطيط البرامج التدريبية وتصميمها.
وتتضح أهمية عملية تحديد الحاجات التدريبية وتحليلها من خلال دورها في تعرف وتحديد ما يأتي (توفيق، 1994أ؛ بلقيس، 1989 ب):

• الواقع الحالي لمستوى أداء العاملين من حيث المعلومات والمهارات والاتجاهات، وكذلك من حيث ما يعانيه هذا الواقع من مشكلات ومعيقات أو محددات تمنع العاملين من تحقيق أداء  أفضل.
• الأهداف التدريبية أو التغيرات والتطورات المرغوب فيها، والمطلوب إحداثها في معارف ومهارات واتجاهات أفراد الفئة المستهدفة بهدف مساعدتهم على اكتساب الكفايات التي تمكنهم من أداء أعمالهم بشكل فعال وبكفاءة أعلى، وتمكنهم من حل مشكلات العمل والأداء.
• البرامج التدريبية الملائمة لتحقيق الأهداف التدريبية والكفايات اللازمة لتنفيذها.
• طبيعة محتوى المواد التدريبية وأساليب التدريب ووسائله والتسهيلات اللازمة له.
• الفئات المستهدفة للتدريب وخصائصها، مثل خبراتها السابقة وأنماط تعلمها وحجمها، وكذلك معايير اختيارها للمشاركة في التدريب.
• جوانب الضعف أو النقص الحالية، أو المحتملة في قدرات أو معلومات أو اتجاهات الفئات المستهدفة.
• المناخ التنظيمي أو بيئة العمل التي يعمل فيها المتدربون، من حيث أثرهما على أدائهم والإجراءات اللازمة لتحسينه.
• الأسس والأساليب والأدوات الملائمة لقياس وتقويم نتائج التدريب.

وبكلمات أخرى، فإن عملية تحديد الحاجات التدريبية وتحليلها تجيب عن الأسئلة الأساسية الآتية:
1- ما المستوى الحالي للأداء؟ وما أسبابه؟ وما مستوى الأداء المطلوب؟
2- ما النتائج المرجوة والآثار المتوقعة من التدريب؟
3- هل توجد حاجة إلى التدريب؟ وما يحتاج إلى التدريب؟
4- ما الأهداف التدريبية؟ وما المحتوى التدريبي؟
5- ما التدريب الملائم لإحداث التغيير المنشود؟
6- متى ستنعكس نتائج التدريب بصورة ملموسة؟

خطوات تحديد الحاجات التدريبية وتحليلها
هناك أربع خطوات أساسية يمكن اتباعها لتحديد الحاجات التدريبية للأفراد العاملين في منظمة ما، وهذه الخطوات هي (Kusy & Rouda, 1996):

الخطوة الأولى: تحديد الفجوة بين الواقع والمتوقع
تتمثل الخطوة الأولى في فحص الأداء الحالي للأفراد وللمنظمة في ضوء مجموعة من معايير الأداء سواء أكانت موجودة من قبل أم تم إدخالها واعتمادها حديثاً. وتشتمل عملية الفحص هذه على خطوتين فرعيتين هما:
1- تحليل الوضع الحالي للمعارف والمهارات والقدرات التي يمتلكها الأفراد، سواء أكانوا يعملون أم من المتوقع التحاقهم بالعمل قريباً. وينبغي أن يتناول هذا التحليل أيضاً أهداف المنظمة ومناخها وبيئتها والقيود الداخلية والخارجية على عملها.
2- تحديد ملامح الوضع المرغوب والذي يعد ضرورياً لنجاح العاملين والمنظمة. ويركز هذا التحديد على المهمات الوظيفية والمعايير إلى جانب المهارات والقدرات والمعارف اللازمة لتحقيق هذا النجاح.

الخطوة الثانية: ترتيب حاجات حسب الأولوية والأهمية
من المتوقع أن تؤدي الخطوة الأولى إلى التعرف على عدد كبير من حاجات التدريبية، وفي هذه الخطوة ينبغي فحص هذه حاجات في ضوء أهميتها لأهداف المنظمة. وبالتالي ينبغي تحديد ما إذا كانت هذه حاجات حقيقية أو تستحق الاهتمام، وتحديد درجة أهميتها في ضوء حاجات المنظمة ومتطلباتها. ومن المعايير التي تساعد في تحديد درجة الأولوية والأهمية ما يأتي:
1- التكلفة المتوقعة لتلبية الحاجة.
2- عدد الأفراد الذين تعنيهم هذه الحاجة.
3- أثر هذه الحاجة على الناس المستفيدين من خدمات المنظمة.
4- موقف إدارة المنظمة من الحاجة وضرورة وجود حل لتلبيتها.

الخطوة الثالثة: تحديد الأسباب التي أدت إلى وجود حاجات والفرص الحالية لتلبيتها.
يتم في هذه الخطوة التعرف على مواطن المشكلات، وفرص حلها في المنظمة، ويساعد في عملية التعرف هذه طرح السؤالين الآتيين، وإجراء فحص تفصيلي لكل من العاملين ووظائفهم والمنظمة:
1- هل يقوم العاملون بأداء أعمالهم بكفاءة وفاعلية؟
2- هل يعرف العاملون كيف يؤدون أعمالهم؟

الخطوة الرابعة: تحديد الحلول الممكنة والفرص المتوقعة.
إذا وجدنا أن العاملين أو الموظفين لا يؤدون أعمالهم بفعالية، وتمكنا من تحديد أسباب ذلك، فإننا ننتقل إلى البحث عن الحلول الممكنة لحل هذه المشكلة وتلبية هذه الحاجة، وقد يكون التدريب هو الحل، إذا كانت هناك فجوة في المعرفة أو المهارات أو الاتجاهات. ولكن التدريب لا يكون هو الحل في حالة الحاجات غير التدريبية، مثل النقص في الموازنة أو ضعف الروح المعنوية بسب سياسة المنظمة وإدارتها.
وعند تطبيق الخطوات الأساسية لتحديد حاجات التدريب وتحليله، ينبغي مراعاة الأمور (الطالب 1998):

•  تحديد الأهداف: يتم تحديد الأهداف التدريبية بعد التعرف على الحاجات التدريبية، وتمثل الأهداف النتائج المتوقعة بعد تلبية الحاجة، وتغطي مجالات المعرفة والمهارات والاتجاهات.
• تحديد البيانات اللازمة: يجب التركيز في البيانات على الحقائق والأرقام التي لها علاقة بتوقعات الأداء من المتدربين، وكذلك تحديد أنواع البيانات اللازمة لاستخلاص النتائج.
• اختيار طريقة جمع البيانات: يجب أن تكون أساليب جمع البيانات ملائمة لنوع البيانات التي يجري جمعها، وتتماشى مع المعايير المتفق عليها.
• جمع البيانات: لابد من توفير الوقت الكافي لجمع البيانات ضمانا لدقة المعلومات وصحتها.
• تحليل البيانات والتحقق منها: تعتمد طريقة تحليل البيانات على طبيعة المعلومات نفسها وأسلوب جمعها.
• إعداد التقرير النهائي: يجب أن يوضح التقرير النهائي حاجات التدريبية التي تم رصدها والأهداف التي تم تحديدها، بالإضافة إلى نوع التدريب وماهية البرنامج التدريبي الذي يلبي حاجات التي حددها التحليل. 

 
ويجدر بالذكر أن تحليل الحاجات التدريبية يسلط الأضواء على محتوى التدريب اللازم لكي يتمكن المتدربون من اكتساب المعارف والمهارات والاتجاهات التي تحسن مستوى قدراتهم، وتسمح لهم بأداء مهماتهم في مستوى مقبول.

استراتيجيات تحديد الحاجات التدريبية
توجد عدة استراتيجيات لتحديد الحاجات التدريبية للمنظمة أو للأفراد العاملين فيها، ويمكن تصنيف أبرز هذه الاستراتيجيات إلى ثلاثة أصناف رئيسة (عليوه، 2001، 2000؛ الخطيب والخطيب، 1997؛ بلقيس، 1989 ب):
 
أولاً: استراتيجية تحليل المنظمة أو التنظيم 

ويمكن تحليل المنظمة باستخدام طريقة تحليل يطلق عليها (SWOT Analysis) يتم من خلالها تحديد مناطق كل من القوة والضعف (تحليل داخلي)، ومواطن الفرص، ومصادر التهديد (تحليل خارجي) في عمل المنظمة. وفيما يأتي لهذه الطريقة في تحليل المنظمة من حيث الأمور المتعلقة بالتدريب.

ثانياً: استراتيجية تحليل المهمة أو تحليل العمليات Task or Operations Analysis

ثالثاً: استراتيجية تحليل أداء الفرد 

 
أساليب وأدوات تحديد الحاجات التدريبية
من المعروف أن البيانات الدقيقة والصادقة والشاملة والسهلة التناول والاستخدام في التوصل إلى قرارات سليمة ودقيقة وملائمة، لذا تحتل البيانات والمعلومات أهمية خاصة في عملية تحديد الحاجات التدريبية من منظور أنه يترتب على هذه العملية اختيار النوع المطلوب من التدريب والملائم للفئة المستهدفة التي تحتاجه.
وهناك مجموعة من الأساليب والأدوات التي يمكن استخدامها لجمع البيانات، بهدف تحديد الحاجات، والأدوات الجيدة التي ينبغي اختيارها هي التي تتوافر فيها المعايير الآتية:

•  تستخدم بسرعة ويسر دون حدوث اضطراب في مكان العمل.
•  يمكن تسجيل نتائجها بسرعة ودقة.
• تكون نتائجها موضوعية لا لبس فيها.
• تتوافر الخبرة الكافية لدى من يقوم باستخدامها.
• اقتصادية قدر الإمكان من حيث الوقت والتكلفة.
•  تصل إلى عدد الأفراد الملائم، والذي يمكن اعتباره ممثلا للمجتمع الإحصائي.

تراعي شروط الراحة النفسية الممكنة للفئة المستهدفة من حيث توفير السرية وعدم الإحراج وعدم إثارة الحساسية وغير ذلك.

فيما يأتي اثنا عشر أسلوبا أو أداة من أهم أساليب وأدوات تحديد الحاجات، وأكثرها شيوعا، ونقاط قوة، ونقاط ضعف كل منها (حسنين، 2001أ؛ الطالب، 1998؛ الخطيب والخطيب، 1997؛ توفيق، 1994ب):

1) تقويم الأداء Performance Assessment
يتم في هذا الأسلوب تحليل الواجبات والمسئوليات المرتبطة بالوظائف ومراجعة الأداء في ضوء ذلك واستنباط الطرق التي تساعد في كشف الحاجات التدريبية للأفراد.

2) لعب الأدوار Role play
أسلوب يتم فيه توظيف مشاهد تمثيلية مرتكزة على مضامين مدروسة لالتقاط حاجات تدريبية في ضوء التعليقات والتعقيبات والتحليلات اللفظية وغير اللفظية، التي يبديها جمهور الملاحظين.
ويتم فيه تجهيز نص للتمثيل، أو يمكن أن يكون التمثيل تلقائياً، ويتم كذلك تهيئة المكان وما يلزم من تسهيلات وأدوات، ويتبع التمثيل مناقشة للخروج بقائمة حاجات.

3) الملاحظة Observation
تعد الملاحظة من أدوات تحديد الحاجات الشائعة الاستخدام. تتم ملاحظة القائم أو القائمين بالمهمة أو العمل أثناء أدائهم الوظائف الموكلة إليهم ومحاولة الربط بين الجهود التي يبذلونها، والإنجازات التي يتم تحقيقها على أن تتم الملاحظة في ظروف العمل العادية وباستخدام قوائم مرجعية، وبعدئذ يتم تجميع بيانات الملاحظة وتحليلها للتعرف على طبيعة حاجات للمتدرب.
تستخدم الملاحظة الحصول على معلومات عن الخلفيات العامة لموضوعات مثل القوى المحركة للمجموعات أو مناخ العمل، ولتعزيز نتائج المقابلات والاستبانات بما يضاف إليها من معلومات وللتحقق من المعلومات المأخوذة منها. ويمكن أن تأخذ الملاحظة طابعا فنيا مثل دراسة الحركة والوقت، أو تأخذ طابعا نفسياً ووظيفيا محدداً مثل ملاحظة درجة تفاعل موظف جديد، ويمكن أن تكون غير محددة مثل التجوال في مكاتب الموظفين للوقوف على عيوب الاتصال وعوائقه.

4) الاستبانة (قوائم الاستقصاء) Questionnaire
وهي استمارة تطرح فيها عدة أسئلة واضحة ومحددة على أفراد الفئة المستهدفة للإجابة عليها بغرض التعرف على حاجاتهم. ويمكن أن تأخذ الاستبانة شكل بحوث مسحية، أو استطلاعات رأي عينة عشوائية أو طبقية من الأفراد، أو تعداد لمجموعة كاملة. ويمكن أن يتولى إجابتها المستقصى منه وحده (عند إرسالها بالبريد) أو قد تتطلب وجود مساعد ليتولى تفسيرها.
يمكن استخدام العديد من أشكال الأسئلة: مفتوحة ومغلقة ومتعددة الاختيارات وغيرها.

مثال: استبانة لتحديد حاجات المتدربين
وردت هذه الاستبانة في حسنين (2001، ص 40- 42)، وقد تم تطويرها، وهي تحوي على أهم حاجات التدريبية التي ترتبط مباشرة بوظائف المدرب ومهامه وأعماله.
يرجى وضع إشارة (/) مقابل الحاجة التدريبية لك كمدرب ودرجتها وبما يتواءم وحالتك.

                
5) اللقاء الفردي أو المقابلة الشخصية Interview
مواجهة مباشرة بين بعض أفراد الفئة المستهدفة والشخص الذي يقوم بجمع بيانات منهم بغرض التعرف على آرائهم ومشاعرهم وتحديد حاجاتهم. أو لتعزيز دائرة البيانات التي تم الحصول عليها من الاستبانة والملاحظة وتوسيعها. وتفيد في الحصول على معلومات من أولئك الأشخاص الذين يعبرون عن آرائهم بشكل أفضل عند التحدث عنها مباشرة.
ويمكن أن تكون المقابلة رسمية أو غير رسمية، محددة أو غير محددة، أو خليط منهما معاً. ويتم فيها طرح مجموعة من الأسئلة للحصول على استجابات من الأشخاص الذين تجري مقابلتهم.
ويمكن أن تتم المقابلة مع عينة من أفراد الفئة المستهدفة أو مع كل واحد منهم إذا كان عددهم قليلاً، ويمكن أن تتم شخصيا أو بالهاتف في موقع العمل أو بعيداً عنه

6- المجموعة البؤرية أو المركزية Focus Group
تشبه أسلوب المقابلة الشخصية، حيث يلتقي فيها المدرب مع مجموعات صغيرة من المتدربين (العدد المناسب 4-7) ويناقش معهم حاجاتهم التدريبية بصورة مكثفة من خلال طرح مجموعة من الأسئلة والاستماع إلى استجاباتهم، ويتم ذلك في فترة لا تتجاوز الساعة.
يمكن أن تكون مركزة على تحليل الوظيفة (الدور) أو تحليل مشكلة المجموعة أو هدف المجموعة أو أي عدد من مهام المجموعة.

7- الاختبارات 
طريقة مبسطة مستنبطة من قائمة الاستقصاء، وتكون الاختبارات إما شفوية أو كتابية يجيب عنها أفراد الفئة المستهدفة بغرض تحديد حاجاتهم.

8- مراجعة الوثائق والسجلات والتقارير Review of Documents, Records and Reports
تستخدم الوثائق والسجلات والتقارير عادة للحصول على معلومات حول الخلفيات العامة والخروج بإدراك عام لثقافة المنظمة وتقاليدها، وللتحقق من المعلومات التي تتولد عن أساليب أخرى.
يتم في هذا الأسلوب إجراء دراسة تحليلية وتقويمية لما يأتي:

•  وثائق المنظمة.
• الخرائط التنظيمية ومستندات التخطيط وتقارير المراجعة.
• سجلات العاملين.
• وقائع الاجتماعات وتقارير البرامج الشهرية أو الأسبوعية، وتقارير تقييم تقدم سير العمل، وتقارير تقييم الأداء وغير ذلك.

9- تحليل المشكلات Problems Analysis
يقصد بذلك تحليل مشكلات العمل أو الإنتاج لمعرفة السبب الحقيقي للمشكلة، لعلاجها بالتدريب.
عند إجراء تحليل للمشكلة يجب تتبع خطوات العمل الذي نتجت فيه المشكلة والتعرف إلى المراحل التي قد تكون سبباً فيها. كما يجب دراسة المشكلة مع الأفراد المعنيين بها لمعرفة آرائهم في أسبابها وكيفية علاجها.

مثال: قائمة حاجات (Inventory) في تحليل المهمة أو العمليات
تشتمل قوائم الحاجات على بنود يمثل كل منها مهمة من مهام العمل، أو الوظيفة يقابلها ثلاثة أعمدة تمثل رأي الفرد بالحاجة إلى التدريب، ويطلب إلى أفراد الفئة المستهدفة استكمال القائمة للتعبير عن الحاجة إلى التدريب على أداء كل منها بالإجابة: نعم (إذا وجدت الحاجة للتدريب) أو: لا (إذا لم توجد الحاجة للتدريب) أو: لا أدري (إذا كان الفرد غير متأكد من حاجته للتدريب).
ضع علامة (√) أمام الحالة التي تشير إلى حاجتك إلى التدريب.

             
10) استشارة خبير Key Consultation
تتضمن الحصول على المعلومات من الأشخاص الذين تؤهلهم خبرتهم ومعرفتهم أو مراكزهم -الرسمية أو غير الرسمية- من معرفة الحاجات التدريبية لمجموعة معينة من المتدربين. فمثلاً يمكن استشارة مدير المدرسة كأحد المصادر لمعرفة حاجات معلمي مدرسته، أو يمكن استشارة نائب رئيس برنامج التربية لمعرفة حاجات التدريبية لمديري التعليم.

11) الوسائل المطبوعة Printed Media
يمكن تحديد الحاجات التدريبية من خلال قراءة المجلات المهنية، والنشرات والأخبار والمنشورات الداخلية. فمثلاً يمكن من خلال قراءة بحث في مجلة تربوية تتناول حاجات فئة  معينة مثل مديري المدارس أو المشرفين التربويين في دولة ما التعرف على حاجات مشابهة لنفس الفئة في دولة أخرى. وكذلك يمكن من خلال قراءة كتاب أو مقالة في دورية حول الاتجاهات الحديثة في الإدارة التعرف على حاجات جديدة للعاملين في مجال الإدارة.

12) عينات العمل Work samples
يمكن تحديد الحاجات التدريبية من خلال الإطلاع على بعض عينات عمل الفئات المستهدفة وإنتاجها وتحليلها، فمثلاً يمكن من خلال الإطلاع على عينات من الخطط السنوية التي يعدها مديرو ومديرات المدارس أو المشرفون التربويون التعرف على حاجاتهم في مجال التخطيط، ويمكن من خلال الإطلاع على عينات من الشفافات التي يعدها المعلمون والمعلمات، التعرف على حاجاتهم في مجال إعداد الشفافات التعليمية.